Resursplanering VS. Flödesplanering

Det är i regel bra att planera saker, men ibland kan faktiskt planering ställa till mer skada än nytta, om det görs på fel sätt.

Den allra första planeringstavlan som jag skapade blev ett totalt misslyckande. Det enda den resulterade i var att mina arbetskompisar blev stressade och började undvika mig. Chefen gillade dock det hela, så jag fick göra om samma sak på en annan avdelning, med samma resultat där. Det dröjde inte länge innan jag kallades ”Tavel-Mats” med en gnutta, men ändå märkbar, ton av förakt i rösten.

Tredje versionen av planeringstavlan blev däremot en succé. Leveranssäkerheten ökade, effektiviteten ökade, och samtidigt fick mina arbetskompisar en lugnare tillvaro.

Resursplanering som skapar stress

Resursplanering är när man utgår från sina resurser (medarbetare, maskiner, utrustning, lokaler, stationer, avdelningar etc.) som bas i planeringen och sedan lägger in vad respektive resurs ska göra och när.

När jag jobbade i fordonsindustrin fick jag lära mig detta sätt att planera av några japanska konsulter. De kallade det Visible Planning, och det gick ut på att man genom ett avancerat system skulle bryta ner företagets mål till projekt och aktiviteter som gick att planera och följa upp per individ och dag. Allt sattes upp på en stor tavla med hjälp av små post-it lappar. Varje dag fick man redovisa för sina kollegor hur föregående dag gått och hur planen såg ut för dagen.

Eftersom det var det här jag hade lärt mig så var det också så jag gjorde när jag skapade mina första egna planeringstavlor. Problemen med detta sätt att planera är dock flera:

  • Ett överdrivet fokus på att hålla resursen sysselsatt
  • Flexibiliteten minskar i att ta hand om oförutsedda händelser
  • Kräver ofta stabila prognoser för att fungera
  • Mycket tid krävs för planering och uppföljning

Det som skapade mest stress bland kollegorna i mina försök med de första två planeringstavlorna var när saker som brist på information eller material gjorde att man inte kunde jobba enligt planen. Det var som att planen förväntades vara 100% korrekt, och att alla avsteg från planen sågs som oerhört frustrerande misslyckanden. Ofta såg individen sig som personligt ansvarig för att planen skulle hållas.

Visst är en del av syftet med planering att förmedla vem som ska göra vad, men en ännu viktigare del är att planen ska synliggöra var det finns problem som måste hanteras.

Flödesplanering ger fokus på rätt saker

Den tredje tavlan som jag skapade var flödesorienterad istället för resursorienterad, och den blev en fullkomlig succé! Alla planeringstavlor som jag har utvecklat sedan dess har baserats på den principen.

Flödesplanering är när man utgår från vad verksamheten ska åstadkomma och när, och först därefter fördelas resurserna efter prioriteringar om vad som är viktigast.

Det handlar om att utgå från projekt, order, uppdrag, ärenden, förfrågningar, händelser etc. och börja med att planera när det ska vara klart/levereras. Skillnaden mot resursplanering kan låta liten med det ger många fördelar:

  • Fokus på att det som ska göras eller levereras blir gjort
  • Synliggör problem vilket gör att åtgärder genomförs i tid
  • Medarbetarna behöver inte detaljstyras, det räcker att alla har samma bild
  • Flödesplanering är mer naturligt och blir enklare och tar mindre tid

När jag gjorde om en av de första tavlorna till planering per kundorder istället för planering per person märktes dessa fördelar direkt. För mig som skötte planeringen gick arbetet med att skapa planen mycket snabbare, det gick också fortare att kommunicera planen till mina medarbetare.

Dialogen under morgonmötena vid tavlan blev också mycket bättre. Istället för att handla om vem som hade gjort fel gick pratet istället ut på att uppmärksamma eller förutse problem och hantera dem så fort som möjligt.

Jag minns en händelse som tydliggjorde detta. Det var en dimmig morgon på hösten när en av mina medarbetare sökte upp mig. Han brukade normalt inte vara så engagerad i jobbet utan gjorde oftast bara det han blev tillsagd att göra. Om inte jag hela tiden försåg honom med arbetsuppgifter så satte han sig och läste tidningen när han var klar. Den här morgonen sa han ”Jag är ju inplanerad på kundorder A, men jag ser på planeringstavlan att order B ska skickas tidigare och den är det ingen som jobbar på. Så är det okej att jag gör den istället?”

Jag blev väldigt glad över det för det visade att om man bara förmedlar en tydlig målbild så fixar medarbetarna vägen dit själva. Det behövs ingen detaljstyrning. Alla vill göra ett bra jobb och få förtroende för att göra det de kan bäst. Som ledare kan du åstadkomma detta med hjälp av flödesplanering!

Välkommen till Metodio om du har frågor eller vill ha fler tips!
//Mats Ljungqvist, mats@metodio.se, 0703-007 397

Tagged on: