Korta möten vid en tavla ger effektivitet

Problemet med att ha ”vanliga” möten i ett konferensrum en gång i veckan eller en gång i månaden är att de ofta känns som slöseri med tid. Vanligtvis är det en hel del information som förmedlas på ett par timmar vilket gör att det inte hinner bli så mycket djup i diskussionerna. Ska ni dessutom diskutera förbättringar kan det även vara svårt att få fram idéer eftersom ni kanske bara har de senaste dagarnas händelser i tankarna vilket gör det svårt att lyfta blicken.

Det blir även en hel del ställtid för sådana möten eftersom de egentligen behöver förberedas ordentligt för att bli bra. Vanliga tips på hur man får effektiva möten brukar handla om att man ska ha skickat ut en agenda i god tid, begärt in punkter som ska tas upp, förberett och skickat ut material som alla ska ha läst in sig på, och så vidare. Men det behöver inte vara så.

Puls – snabbt och ofta

Genom att ha möten varje dag blir effektiviteten högre jämfört med vanliga möten eftersom deltagarna är vana vid vad mötet ska handla om. Om ni dessutom står upp under mötet istället för att sitta ner i bekväma stolar så hjälper det till att hålla diskussionerna korta och fokuserade. 5-15 minuter per möte är lagom. Det blir som en takthållare i verksamheten – och ger en jämn puls i det dagliga arbetet. Eftersom mötena hålls ofta kommer även tempot i verksamheten att öka. Att-göra-punkter glöms heller inte bort eftersom de gås igenom så ofta. Det blir dessutom lite jobbigt att varje dag behöva erkänna att man inte har gjort det man ska.

Att ha dagliga korta möten vid en tavla där diskussionen handlar om att lösa problem är avgörande för att nå de mål som man har satt upp. Du måste dock vara medveten om att så fort du sätter upp ett mål på tavlan så blir det väldigt tydligt om ni har problem som gör att ni inte når målet. Men i ett sånt här forum kommer snart problem att upplevas som positivt och utmanande. Genom att ni träffas varje dag så kan ni direkt agera på sånt som riskerar att inträffa och på så vis minska risken för större och mer svårlösta problem.

Mindre dokumentation – Mer dialog

Tavelmöten kräver dessutom mycket mindre administration. Du slipper exempelvis att skriva protokoll eftersom tavlan hela tiden är som ett levande protokoll. Du slipper även förbereda presentationsmaterial eftersom tavlan visar allt som behövs för mötet, och alltid är up to date. Genom att utforma tavlan så att det som står längst upp till vänster är det som är viktigast blir det naturligt att tavlan även blir en agenda, du går helt enkelt igenom allt från vänster till höger och uppifrån och ner.

Genom att involvera medarbetare i en dialog om vad som ska uppnås, vad som behöver göras och hur, skapas motivation eftersom man har fått vara med och påverka och bestämma. För att få igång en dialog krävs det att du som ledare bjuder in till diskussionen. Detta kan tydligt göras om man har tavelmöte genom att du tar ett steg tillbaka och låter medarbetarna berätta och diskutera. Ett annat trick är att lämna över pennan till den som ansvarar för respektive punkt, så att var och en får stå framme vid tavlan och berätta och ta tydligare ansvar för sina delar.

För att bibehålla och utveckla motivationen under arbetet med att nå målen för din verksamhet behövs en konstruktiv och närvarande dialog mellan tavelmötena. Som ledare krävs det att du hjälper gruppen att förstå sin roll och sitt ansvar i att hålla dialogen på mötena vid liv. Du kan därför behöva prata enskilt med var och en för att förankra arbetssättet, och även för att stötta och coacha i att kunna presentera sina punkter t.ex.

Alla får bättre koll

När mötena hålls så ofta som varje dag blir kommer alla få bättre koll på hur läget är, vad som ska göras och vilka problem som måste lösas. Eftersom tavlan alltid är tillgänglig och synlig så är det även lätt att mellan mötena gå till tavlan för att få information.

Kort sagt ger dagliga tavelmöten:

• Högre tempo
• Ökat engagemang
• Bättre koll

Genom att du och dina medarbetare delar på ansvaret för hur det går så blir även din tillvaro som ledare roligare, enklare och effektivare. Att du kan visa på bättre resultat för ditt ansvarsområde kan ju knappast skada din karriär heller!